Obeya room: cos’è e come realizzarla

L’Obeya room o Oobeya è uno strumento fondamentale nella progettazione secondo i principi di Lean Manufacturing.

Il termine deriva dal giapponese e significa “grande stanza” o “stanza della guerra”, ossia quella stanza in cui vengono discusse le strategie militari.

Ma di cosa parliamo oggi quando ci riferiamo ad un’Obeya room?

In sostanza, si tratta della stanza in cui manager, capo reparto e lavoratori si riuniscono per sviluppare un progetto, per risolvere un problema o per monitorare il progredire di un lavoro.

Dunque, si tratta di luoghi pensati per far incontrare e favorire la collaborazione tra responsabili aventi mansioni diverse.

In questo modo, il processo di progettazione viene reso più efficiente e produttivo.

Le Obeya room creano un piano di lavoro organizzato servendosi della comunicazione visiva e del dialogo diretto, che permettono di assegnare le mansioni in modo corretto e di porsi chiari obiettivi comuni.

Questa organizzazione può essere utilizzata anche nei cicli produttivi, riunendo i capi reparto e sviluppando in modo rapido e immediato soluzioni concrete.

La comunicazione visiva è fondamentale nell’Obeya room, per cui ci si serve di metriche, report, reclami, risultati di progetti passati, indicatori KPI.

Questo sistema permette di catturare l’attenzione e stimolare la concentrazione, in modo da ridurre il rischio di perdita di focus da parte di chi ascolta.

Obeya room efficace: 4 principi da seguire

Per avere un’Oobeya più efficiente possibile, sono quattro gli step fondamentali da seguire:

• individuazione di un obiettivo per volta per ogni stanza Obeya;
• sfruttamento dello spazio al meglio, indipendentemente dalle dimensioni della stanza, in modo da mostrare con facilità le informazioni inerenti al progetto;
• identificazione di uno spazio per le idee del team di lavoro, così da avere un feedback da ogni partecipante, dare rilievo ad ogni idea e sfruttarla al meglio;
• pianificazione, anche visiva, con una mappa per indicare il processo di sviluppo del lavoro, i tempi, le modalità, i ruoli e le scadenze.

Obeya room: vantaggi

I vantaggi in termini di organizzazione e gestione del lavoro di squadra sono evidenti:

• maggiore efficienza e risparmio di tempo attraverso la concentrazione delle risorse fisiche e tecniche in un’unica area di lavoro;
• concentrazione su argomenti chiave e su un progetto per volta;
• collaborazione e comunicazione diretta tra team di lavoro e tra figure con ruoli diversi;
• concentrazione di dati e informazioni relativi ad un progetto in un unico luogo;
• visualizzazione fisica dei dati attraverso prototipi e modellini, per toccare con mano il progetto.

Obeya room: realizzate la vostra con Utek

L’idea di una Oobeya vi ha incuriositi e volete crearne una tutta vostra?

Per progettarla, il partner ideale è Utek.

Avrete vasta scelta tra i materiali necessari, come lean corner, flip chart, info cube o lavagne magnetiche per visualizzare in modo chiaro le informazioni e apportare le modifiche necessarie in ogni momento.

Potrete optare per simboli magnetici, visual boards, dashboards e cornici magnetiche per i vostri grafici, metriche e KPI relativi al progetto.

Inoltre, potrete scegliere scrivanie e tavoli modulari che vi permetteranno di semplificare il lavoro fianco a fianco tra responsabili e collaboratori del progetto, con la possibilità di adattamento o di realizzazione su misura.