Microsoft Excel: il software più potente per la contabilità

L'azienda deve avere la sua contabilità ben tenuta e in ordine così che si abbia modo di controllarla e aggiornarla quotidianamente. Nel momento in cui si gestisce un'azienda, prima di poter procedere a calcoli è necessario raccogliere e fare un'analisi dei dati del lavoro svolto e di quello che ci sarà da compiere, per conoscere al meglio lo stato di salute dell'azienda stessa e capire la direzione giusta da prendere.

PROGRAMMI PER LA CONTABILITA' O EXCEL?

In commercio troviamo diversi programmi che ci aiutano a tenere la contabilità aziendale, molti di essi anche a prezzi abbastanza elevati a un costo che va ad influire particolarmente sul bilancio industriale.
Sono in tanti a non sapere che il semplice Microsoft Excel è il miglior software per mantenere la contabilità, l'importante è saperlo utilizzare al meglio e sfruttare le sue potenzialità. Se non si conoscono le sue funzionalità di puó sempre ricorrere, come vedremo piú avanti a un Corso Excel.
Con Excel è possibile creare una cartella elettronica per la contabilità generale, ottenendo così un libro giornale per la registrazione delle scritture contabili. La cartella elettronica contiene 3 fogli:

• CONTABILITA': riporta in maniera cronologica le registrazioni della partita doppia, darà possibile ricavare i conti attraverso un menù predisposto.;
• RIEPILOGO: contiene l'elenco dei conti utilizzati e inoltre ti porta il saldo in tempo reale. Il piano dei conti è inserito in ordine alfabetico per facilitarne l'eventuale ricerca;
• MASTRO: fa si che si possano visualizzare le registrazioni per singolo conto. E' stato realizzato per un'analisi approfondita di ogni singola voce.

Il FOGLIO ELETTRONICO provvederà a controllare che il Dare e l'Avere corrispondano, altrimenti invierà un messaggio in modo che si possa provvedere a eventuali correzioni. E' importante che non siano inseriti più conti con la stessa denominazione, altrimenti sarà difficile riuscire a capire il foglio e a richiamare le voci nel momento in cui si abbia bisogno di revisione.
A differenza di molti altri programmi per la contabilità, è possibile scaricare gratuitamente il file Excel per la gestione della contabilità generale.

Excel offre diverse possibilità di funzioni a seconda delle dimensioni dell'impresa, si potrà scegliere tra un SISTEMA CONTABILE SEMPLIFICATO con fogli Excel, oppure decidere di approfondire determinate sezioni con modelli specifici.
I diversi modelli offerti da Microsoft sono:

• DI ANALISI FINANZIARIA: ci permettono di conoscere la situazione finanziaria dell'impresa. Uno dei principali elementi sono gli indici finanziari che ci permettono di capire a che punto sono le finanze della nostra azienda. Le caratteristiche imprescindibili di tale modello sono:
  • Dati del bilancio generale;
  • Dati del conto economico;
  • Analisi degli indici finanziari, economici, commerciali e tecnici;
  • Grafici che mostrino i risultati di indici e indicatori finanziari.

• DI PREVENTIVO: serve a elaborare i preventivi da offrire ai nostri clienti o per capire una nuova spesa, che può riguardare nuovi macchinari, finanziamenti o investimenti a livello di personale, quanto andrà ad influire sul bilancio generale dell'azienda. Ci saranno una serie di caratteristiche basiche che i fogli di preventivo Excel devono rispettare:
  • Riquadro per i dati dell'azienda;
  • Riquadro per i dati del cliente;
  • Numero e data del preventivo;
  • È possibile inserire uno sconto per ogni articolo;
  • Modalità di pagamento;
  • Firma di cliente e azienda.
• DI DATABASE: permettono di immagazzinare informazioni, sono una serie di tavole con colonne e file distribuite su fogli di calcolo. Si può raccogliere qualsiasi informazione su persone e prodotti oltre alla quantità monetaria. Ci sono diversi tipi di database:
  • Per fatture: che non è detto che sia sempre uguale, Excel ne offre diverse tipologie, in modo da permettere la personalizzazione;
  • Per Vendite;
  • Gestione magazzino: ti permetterà di avere un elenco delle rimanenze sempre aggiornato;
  • Dei clienti: con i dati dei clienti per permettere di velocizzare il lavoro con l'archiviazione dei dati come generalità, partita iva e indirizzo di sede societaria;
• DI FATTURA: modificabile, senza perdere i parametri già inseriti. In questi modelli si troveranno dei campi da compilare:
  • Informazioni sull'impresa e codice fiscale;
  • informazioni complete sul cliente;
  • Riferimenti della fattura;
  • Data della fattura, modalità di pagamento e data di scadenza;
  • Totali e Iva.
• BUSTA PAGA: sono modelli necessari per il calcolo di stipendio lordo e netto mensile. Si potrà procedere a un'analisi dello stipendio. Per sapere come preparare una busta paga dovremo seguire le seguenti fasi:
  • Stabilire le entrate legate allo stipendio;
  • Stabilire entrate extra-stipendio;
  • Indicare deduzioni o contributi del dipendente.

Per chi non è ancora in grado di utilizzare Excel esistono online dei corsi del tutto gratuiti.
Intanto ci viene incontro YouTube con dei video dettagliati su determinati passaggi da seguire nel mantenimento della contabilità tramite Excel, inoltre ci sono delle guide da scaricare o leggere online, dei corsi su internet con video e esercitazioni pratiche. Microsoft Excel sarà in grado di facilitare il vostro lavoro, potrete tenere la contabilità facilmente e in modo del tutto gratuito, senza spendere cifre anche alte per programmi di contabilità.