Presenze e assenze dei dipendenti: come gestirle in maniera smart

Come dimostrano numerosi studi e tendenze a partire dall’anno 2020, lo smartworking è sempre più diffuso. Ad oggi, le esigenze di lavoro da remoto sono più che giustificate e sempre più diffuse in tutto il mondo, specialmente nei Paesi industrializzati del primo mondo. Di conseguenza, vengono ideate soluzioni sempre più sofisticate, innovative e differenziate per consentire ai datori di lavoro di annotare, in piena sicurezza, la presenza dei lavoratori. Questi strumenti sono efficaci anche sul posto di lavoro, e non solo a distanza come nel caso dello smartworking.

Infatti, oltre alla soluzione più classica che prevede un lettore di badge, ad oggi è consentito usufruire di programmi informatici che consentono di rilevare accessi ed uscite in maniera facile ed efficiente. I software in questione sono realizzati sia per computer desktop che per smartphone e tablet e sono facili da apprendere, seguendo le istruzioni che potete trovare sul sito valeprog.it.

Registrare la presenza dei dipendenti a fine turno con un computer 

Anzitutto, è possibile registrare assenze e presenze di un lavoratore a fine turno usando un computer fisso o portatile. Come? È semplice: tramite l’applicazione InOut Presenze, ed alle relative API, è davvero facile protocollare l’inizio e la conclusione di un turno di lavoro; il tutto, in maniera del tutto automatica, tramite l’accensione e lo spegnimento del computer! Per poter eseguire ciò, è sufficiente creare sul computer un opportuno file “.bat” all’interno del quale vanno inseriti due script che servono per attivare il computer stesso nel momento in cui viene spento ed acceso. Agendo in questo modo, infatti, saranno annotate correttamente le entrate e le uscite del dipendente, il tutto dentro ad un database cloud di InOut Presenze, il software in questione. I dati sono sempre accessibili in qualsiasi momento, e l’amministrazione dell’azienda può accedervi costantemente per monitorare la situazione. 

Il software InOut Presenze è una soluzione che gode di differenti vantaggi: anzitutto, la semplicità d’uso, poiché non sono necessari tesserini, badge e nessun tipo di accessorio, evitando tra l’altro smarrimenti o problematiche di molte tipologie. In secondo luogo, il lavoratore stesso non potrà mai scordarsi di timbrare, poiché farà tutto il software. È una soluzione flessibile ed adeguata ad ogni situazione, infatti si può utilizzare anche da coloro che lavorano in telelavoro oppure in smartworking, sempre più amato dai lavoratori; l’unico svantaggio è che non è una soluzione adeguata a chi non lavora al computer. Come fare per questi lavoratori?

Registrare la presenza dei dipendenti a fine turno con uno smartphone

Chiunque, ad oggi, possiede almeno uno smartphone munito di connessione ad internet ad alta velocità. Ecco perché è molto intelligente, quindi, l’idea di adoperare il telefono anche per registrare le presenze, gli accessi e le uscite dei lavoratori dipendenti.

Per questo scopo, viene in auto l’applicazione per cellulari “Marcatempo Plus”: al suo interno possiede numerose opzioni di configurazione, con le quali si può sfruttare l’app, ad esempio, in aziende che possiedono una sede stabile (artigiani, fabbriche, bar e ristoranti, hotel, e così via), ma anche in realtà lavorative che prevedono operazioni in luoghi variabili (impresa di pulizia, idraulici, artisti, agenti di polizia). 

Utilizzare dispositivi tecnologici, quali il proprio computer o lo smartphone personale, per annotare gli ingressi e le uscite dei dipendenti, ha delle conseguenze positive anche in tema di sicurezza. Per esempio, se si tiene conto della pandemia da COVID-19, non è infatti tassativo portarsi vicino ad un luogo fisso né mettere mano a dispositivi che anche persone esterne utilizzano, riducendo il rischio di contagio. Salvare tutti i dati sul web è l’ideale per avere sott’occhio la condizione di presenti ed assenti in azienda, ed è di fondamentale importanza nello spiacevole verificarsi di eventi disastrosi.